❗Wichtig: Bitte lies diesen Leitfaden aufmerksam, bevor du eine Rechnung hochlädst.
Er gilt nur, wenn du beim Erstellen deines Projektangebots das Kästchen “Ich möchte die Transaktionsgebühr an den Kunden weitergeben, indem ich die Kosten für das Projekt automatisch erhöhe.” aktiviert hast.
Mehrere Rechnungen für ein Projekt hochladen?
Wenn du mehr als eine Rechnung für ein Projekt hochlädst, achte darauf, dass die Summe aller Rechnungen dem Gesamtinstallationsbetrag (exkl. USt) entspricht – das heißt: dem höheren Betrag inkl. Transaktionsgebühr.
Zwei verschiedene Projektkosten verstehen
Wenn du Transaktionsgebühren an den Kunden weitergibst, musst du zwischen zwei Beträgen unterscheiden:
1. Ursprüngliche Projektkosten (Basisinstallationskosten)
- Das sind deine Basisinstallationskosten ohne Umsatzsteuer
- Beispiel: 20.000 € (exkl. USt)
2. Endgültige Projektkosten (Basisinstallationskosten + Transaktionsgebühr)
- Das sind deine Basisinstallationskosten plus die Transaktionsgebühr (ohne USt)
- Beispiel: 20.000 € + 1.000 € (5 % Gebühr) = 21.000 € (exkl. USt)
❌ Häufiger Fehler – führt zu Verzögerungen
Bitte lade keine Rechnung über den ursprünglichen Projektwert (z. B. 20.000 € exkl. USt) hoch.
Dies ist der häufigste Fehler, der zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und Zahlung führt.
✅ Richtiger Ablauf zum Hochladen der Rechnung
Hochladen auf der Cloover-Plattform
Mit dem Button „Rechnung hochladen“:
- Rechnungstyp: Wähle die passende Option
- Rechnungsbetrag (exkl. USt): Gib den Betrag inkl. Transaktionsgebühr an – Beispiel:
- ✅ Richtig: 21.000 € (exkl. USt)
- ❌ Falsch: 20.000 € (exkl. USt)
- Rechnungsreferenz: Verwende deine interne Referenznummer (z. B. RE-2000)
- Datum: Gib das richtige Rechnungsdatum an
Mehrere Rechnungen?
Wichtig: Wenn du mehrere Rechnungen hochlädst, muss die Gesamtsumme (ohne USt) dem vereinbarten Gesamtpreis der Installation entsprechen – oder dem höheren Betrag, falls Transaktionsgebühren weitergegeben werden.
📋 Checkliste vor dem Hochladen
Stelle vor dem Hochladen folgende Punkte sicher:
✔️ Habe ich beim Angebot angegeben, dass die Transaktionsgebühr an den Kunden weitergegeben wird?
✔️ Entspricht mein Rechnungsbetrag (exkl. USt) dem endgültigen Projektpreis auf der Cloover-Plattform?
✔️ Habe ich den höheren Betrag inkl. Transaktionsgebühr als Rechnungsbetrag eingegeben?
🔍 Beispiel zur Verdeutlichung
- Ursprüngliches Angebot: 20.000 € (exkl. USt)
- Transaktionsgebühr: 5 % = 1.000 €
- Vom Kunden zu zahlender Betrag: 21.000 € (exkl. USt)
- Rechnungsbetrag, den du hochladen musst: 21.000 € (exkl. USt) NICHT: 20.000 € (exkl. USt)
Rechnung für die Transaktionsgebühr im Cloover-Portal finden
Nachdem Cloover die Schlussrechnung beglichen hat, erstellt ich automatisch eine Rechnung für die Transaktionsgebühr.
So gelangst du zur jeweiligen Transaktionsgebührrechnung:
- Über den Rechnungs-Tab
- Gehe im Hauptmenü zu „Rechnungen“ → dort findest du alle deine Cloover-Rechnungen.
- Direkt im Projekt
- Öffne das Projekt
- Klicke auf „Rechnungen → Cloover-Rechnungen“
Warum das wichtig ist
- Verzögerungen vermeiden: Falsche Beträge führen zu Bearbeitungsverzögerungen durch mehr manuellen Korrekturaufwand
- Kundenservice: Verwirrung durch unterschiedliche Beträge führt zu Rückfragen
- Buchhaltung & Compliance: Richtige Rechnungsbeträge sichern die finanzielle Nachvollziehbarkeit
Hilfe benötigt?
Wenn du unsicher bist:
- Öffne dein Projekt in deinem Cloover-Dashboard
- Überprüfe die “Gesamtkosten der Installation (exkl. USt)”
- Verwende diesen Betrag für deine Rechnung
- Wende dich bei Fragen an den Cloover-Support
❗Wichtigste Information❗
Stelle sicher, dass du immer den Betrag in Rechnung stellst, den der Kunde tatsächlich zahlt – inklusive Transaktionsgebühren.
So vermeidest du Probleme und erhältst schneller deine Zahlung.
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